Commanderij Antwerpen

HUISHOUDELIJK REGLEMENT


Huishoudelijk reglement “Commanderij Antwerpen” (hierna afgekort tot CA)
Deel 1 : Algemene bepalingen
Deel 2 : Lidmaatschap en eretekens
Deel 3 : Bestuur, verkiezing en verantwoordelijkheden
Deel 4 : Bestuursvergaderingen
Deel 5 : Proeverijen en evenementen
Deel 6 : Financiering en bezoldigingen
Deel 7 : Andere bepalingen

Deel 1 : Algemene bepalingen

 1. De doelgroep van dit huishoudelijk reglement bestaat uit twee groepen:
  – het bestuur van de vereniging
  – de leden van de vereniging
Voor beide groepen is het een handvest met de te volgen regels en procedures.

 2. Dit huishoudelijk reglement is in geldigheid beperkt door:
  – de wetgeving
  – de statuten van onze moedervereniging, de Vlaamse Wijngilde
  – het huishoudelijk reglement van de Vlaamse Wijngilde Bovendien kan het bestuur in uitzonderlijke omstandigheden van dit reglement afwijken.

 3. De vereniging “CA” is een feitelijke vereniging onder de koepel van de Vlaamse Wijngilde VZW. “CA” onderschrijft de doelstellingen van de  Vlaamse Wijngilde zoals beschreven in de statuten en het huishoudelijk reglement. Bovendien tracht “CA” deze doelstellingen in te vullen zonder hoogdravend taalgebruik of overdreven formalisme. Bij ons komt het glas wijn op de eerste plaat. We willen over wijn bijleren in een vriendschappelijke sfeer. Ceremonies en procedures kunnen slechts voor zover ze deze doelstelling ondersteunen.

 4. De controle op de uitvoering van de bepalingen in dit huishoudelijk reglement ligt bij het bestuur. De controle op de bepalingen van Deel 3: Bestuur, verkiezingen en verantwoordelijkheden ligt bij de voorzitter.

Deel 2: Lidmaatschap en eretekens

 1. Het maximum aantal leden van de vereniging is beperkt tot 35. Het lidmaatschap van elk lid vervalt jaarlijks en wordt met de betaling van het lidgeld opnieuw van kracht. Bij het toekennen van lidmaatschappen krijgen personen die vorig jaar lid waren voorrang op kandidaat-leden.

2. Nieuwe leden worden voorgedragen door een peter, zoals bepaald in de statuten van de Vlaamse Wijngilde. Bij “CA” is de ondervoorzitter in principe peter van alle nieuwe leden.

3. De volledige gegevens van een lid die nodig zijn voor een lidmaatschap en ook de betaling van het lidmaatschap dienen uiterlijk voor het begin van elk werkjaar bij de secretaris resp. de penningmeester te zijn. De leden worden geacht deze gegevens bij voorkeur elektronisch door te geven. Het gaat om de volgende gegevens: voornaam en familienaam, volledig adres, e-mailadres, telefoon en GSM, eventuele band met wijnhandel, eventuele vroegere lidmaatschappen, graden en eretekens bij de Vlaamse Wijngilde. Lidgeld wordt bij voorkeur via overschrijving betaald. Bij overlijden of ontslag als lid wordt het resterende deel van het lidgeld niet terugbetaald.

4. “CA” verhoogt het lidgeld enkel indien dit noodzakelijk is om de stijgende kosten te dekken die de nodige kwaliteit van de proeverijen moeten garanderen.

5. Door het betalen van hun lidgeld gaan de leden akkoord met dit huishoudelijk reglement.

6. Personen die twee volle jaren lid zijn van de Vlaamse Wijngilde en in elk jaar minstens 3 proeverijen bijgewoond hebben, worden gezel van de Vlaamse Wijngilde. Personen die vijf volle jaren lid zijn, en elk jaar minstens 3 proeverijen bijgewoond hebben, en met succes de nationale proeven afgelegd hebben, worden meester-wijnproever van de Vlaamse Wijngilde. Personen die de titel van meester-wijnproever behaald hebben kunnen vanaf het daaropvolgende jaar proeven afleggen voor het verkrijgen van de titel grootmeester-wijnproever De wijnmeester staat in voor de voorbereiding en de organisatie van onze deelname aan de nationale proeven voor meester-wijnproever en grootmeester-wijnproever. De wijnmeester reikt ook de bijhorende linten uit.

Deel 3 : Bestuur, verkiezing en verantwoordelijkheden
 
1. Het bestuur omvat zes functies – Voorzitter: leidt het bestuur en de vergaderingen en fungeert als contactpersoon met de Vlaamse Wijngilde. Tevens is hij lid van de Algemene Vergadering nationaal. – Ondervoorzitter: vervangt de voorzitter wanneer nodig en doet de ledenzorg – Wijnmeester/keldermeester: organiseert de wijnevenementen en staat in voor de nationale proeven en de toekenning van graden. Hij beheert ook de wijnen van de commanderij. Tevens is hij lid van de Raad van Bestuur nationaal. – Adjunct-wijnmeester : ondersteunt de wijnmeester of vervangt hem indien nodig. Staat in voor de organisatie van het jaarlijks banket. – Secretaris: verzorgt de verslaggeving van de bestuursvergaderingen, organiseert alle berichtgeving aan de leden en de inschrijvingen bij het nationaal bestuur voor de verschillende nationale evenementen, in samenspraak met de voorzitter en wijnmeester. Legt jaarlijks de zaal vast. – penningmeester: regelt de financiën van de vereniging, stelt de budgetten op en maakt jaarlijks een financieel verslag. Hoewel de bestuursleden elk een eigen verantwoordelijkheid dragen, beslist het bestuur als één orgaan. Bestuursleden worden geacht zich achter alle beslissingen te scharen zelfs indien ze op de bestuursvergadering een andere mening toegedaan waren.

2. Cumulatie van twee functies is toegestaan, behalve – voorzitter en ondervoorzitter, omdat de ondervoorzitter de voorzitter vervangt wanneer deze verhinderd is. – voorzitter en wijnmeester, omdat dan te veel inhoudelijke inspraak bij één persoon zou terechtkomen.

3. Personen die direct of indirect bindingen hebben met wijnhandelaars, kunnen maximaal een derde van de bestuursfuncties bekleden. Leden worden geacht zelf aan te geven of ze dergelijke bindingen hebben.

4. Een bestuursmandaat duurt drie jaar en is verlengbaar. Elk lid van de vereniging kan zich kandidaat stellen voor een vacante bestuursfunctie. Indien er slechts één kandidaat voor een functie is, wordt die verkozen met handgeklap Indien er twee of meer kandidaten zijn, wordt er gekozen met een geheime stemming. Elk lid krijgt één stem, bij staking van de stemmen wordt de verkiezing overgedaan in beperkte kring met het bestuur. Dan geldt de procedure voor bestuursvergaderingen.

Deel 4 : Bestuursvergaderingen

1. Een bestuursvergadering vindt minstens tweemaal per jaar plaats. De voorzitter organiseert en zit voor, de secretaris kondigt aan. Op een algemeen bestuur zijn in principe alle bestuursleden aanwezig. Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor de algemene organisatie van de vereniging en voor het wijzigen van het huishoudelijk reglement.

2. Het bestuur behandelt specifieke onderwerpen die de organisatie van de vereniging aangaan: evaluatie van proeverijen, organisatie van evenementen.

3. Een bestuursvergadering is geldig vanaf er meer dan de helft van de functies vertegenwoordigd is.

4. Elk bestuurslid kan agendapunten aanvoeren. Deze worden door de secretaris op de agenda gezet. besluiten en commentaar op elk agendapunt moeten in het verslag aan bod komen. De secretaris stelt het verslag op en stuurt het aan de leden van het bestuur uiterlijk twee weken na de vergadering.

5. Indien over een punt geen consensus is, beslist het bestuur bij gewone meerderheid. Bij staking van de stemmen heeft de voorzitter van de vergadering een stem extra. De stemming gebeurt bij handopsteking. Indien twee of meer bestuurders hierom verzoeken, gebeurt de stemming geheim.

Deel 5 : Proeverijen en evenementen

1. Jaarlijks organiseert de vereniging minstens zes proefavonden. Deze worden van het lidgeld betaald. Op de proefavonden kunnen gastproevers deelnemen voor zover: – zij tijdig hun gegevens doorgeven aan de secretaris – zij ter plaatse hun bijdrage betalen. Deze is gelijk aan het lidgeld gedeeld door het aantal proefavonden, afgerond naar de volgende euro. (nu 15 €) – er nog plaatsen beschikbaar zijn op de proefavond.

2. Het bestuur is 30 minuten voor de proefavond in de proefzaal aanwezig om de tafels klaar te zetten en de avond voor te bereiden. De penningmeester ontkurkt de flessen en zorgt voor het uitschenken ervan in samenspraak met de wijnmeester. De voorzitter zit de vergadering voor. De ondervoorzitter ontvangt de leden en gastproevers. De penningmeester regelt betalingen. Een proefavond begint stipt om 20 uur. Een proeverij duurt bij voorkeur niet langer dan twee uur. Na afsluiten van de proeverij is er gelegenheid voor mededelingen, vragen en bijbabbelen. Ten laatste om 22.30 uur wordt gestart met het opruimen van het proeflokaal. Uiterlijk om 23 uur wordt het proeflokaal verlaten.

3. Praktische punten voor een proefavond:
 – Kom op tijd. Leden kunnen terecht in het proeflokaal 30 minuten voor de proeverij begint.
 – Breng zelf wijnglazen mee, bij voorkeur een set van zes INAO-proefglazen.
 – Breng papier en schrijfgerief mee evenals het elektronisch ontvangen programma.
 – De leden moeten de Belgische wetgeving inzake alcoholpromillage respecteren. De voorzitter noch de andere bestuursleden van de vereniging (CA) noch de vereniging zelf (CA), kunnen onder geen enkel beding aansprakelijk gesteld worden indien een van de leden op een proefavond de door de overheid voorgeschreven maximale alcohol promillage niet zou respecteren en daardoor een ongeval veroorzaakt tijdens de proefavond en/of op weg naar huis.

4. Wanneer een gastspreker wordt uitgenodigd voor een proefavond neemt de voorzitter op voorhand met hem contact op voor de praktische regeling: – plaats en tijd van de proeverij – financiële regeling en bestellingen – niet-commerciële karakter van proeverijen – contactgegevens – wijnen, aantal, volgorde, vervanging in geval een wijn niet voorradig is – hoeveelheid en aard van de uitleg: beperkt houden, goed doseren

5. Gastsprekers worden door de voorzitter ontvangen. De praktische regeling voor het schenken bespreken ze met de wijnmeester, de betalingen met penningmeester. Praktische regeling voor de gastsprekers: – geen prijzen tijdens degustatie (leden mogen wel schatten, natuurlijk) – pas na de degustatie bestellingen noteren – eigen glazen meebrengen – meebrengen: rekening voor de wijnen, zodat onze penningmeester dit geld zo snel mogelijk kan overschrijven.

6. Jaarlijks organiseert “CA” een kapittel, tijdens een banket dat apart te betalen is. Op dit kapittel worden graden uitgereikt (de zogenaamde “intronisatie”). We volgen een vereenvoudigde vorm van de teksten die ons door de Vlaamse Wijngilde beschikbaar gesteld worden.

7. Naast de in het lidgeld inbegrepen proeverijen en het kapittel, kan het bestuur andere evenementen organiseren. Voorbeelden zijn extra proefavonden, een uitstap of wijnreis enz. Voor dergelijke evenementen gebeurt de inschrijving en betaling apart van het lidgeld.

Deel 6 : Financiering en bezoldigingen

1. Een belangrijke bron van inkomsten zijn de lidgelden en de betalingen van gastproevers. Het bestuur kan andere bronnen van inkomsten aanboren, voor zover dit niet in strijd is met de statuten van de Vlaamse Wijngilde en de eigen belangen van de vereniging.

 2. De penningmeester regelt de betalingen en ontvangsten en maakt budgetten vrij voor aankopen. Het bestuur keurt onkosten en aankopen goed. Buiten de door het bestuur goedgekeurde werkingskosten worden geen bezoldigingen of kosten terugbetaald. Er worden in principe nooit reiskosten betaald.

3. Het bestuur streeft naar een financieel gezonde toestand, maar houdt in het oog dat de gelden van de vereniging maximaal aangewend worden voor het doel ervan.

4. Het bestuur is gemachtigd de vereniging te ontbinden. In dat geval worden de overschotten van de lidgelden aan de huidige leden terugbetaald, voor zover dat geld beschikbaar is. Het eventuele overschot wordt door het bestuur vrijgemaakt voor een doel dat maximaal aan het doel van de vereniging tegemoetkomt.

Deel 7 : Andere bepalingen

1. Huisstijl en communicatie: alle officiële communicatie vanuit het bestuur naar leden of naar derden gebeurt in de huisstijl van de vereniging. Communicatie gebeurt bij voorkeur elektronisch. Leden die erom verzoeken kunnen de belangrijkste meldingen via gewone post ontvangen. Men moet er echter van bewust zijn dat dit werk en geld kost: geld, dat dan niet aangewend kan worden voor het eigenlijke doel van de vereniging.

2. Jaarplanning: jaarlijks, aan het begin van het werkjaar, kondigt de secretaris de jaarplanning aan. Hierop staan alle belangrijke evenementen die de vereniging organiseert. De leden worden geacht deze datums zelf in het oog te houden.

3. Dit huishoudelijk reglement werd opgesteld op 2 juni 2015 door het bestuur en door het algemeen bestuur goedgekeurd. Wijzigingen: dit document kan gewijzigd worden door het algemeen bestuur. Bij elke wijziging publiceert de secretaris een nieuwe versie, die de oude volledig vervangt.